Conservación

En el año de 1995 se consiguió material y equipo necesario para el resguardo del Archivo: anaqueles nuevos para colocar las carpetas recién llegadas, una computadora, una impresora y una mesa de trabajo. Se obtuvieron nuevas carpetas, así como cajas folleteras para su protección, y todo el acervo fue desinfectado en el Departamento de Conservación de la Biblioteca Nacional.

Sistematización y catalogación

Antes de 1995, los documentos que resguarda el Arachivo habían sido solamente objeto, además del proceso de foliado, de clasificaciones simples hechas en libretas por diversas personas. Aunque estas labores permitieron la continuidad de la edición de las Obras completas de José Gaos, cada vez se hacía más necesaria una completa sistematización y computarización de la catalogación, la cual se inició en 1995. El primer paso fue definir una base de datos en el programa MICRO CD ISIS, y luego se dispuso que dicho programa siguiera el formato común de comunicaciones CCF generado por la UNESCO; así como que fuera compatible con la norma internacional ISO - 2709.

La hoja de captura de esta base de datos, llamada GAOS, se definió de manera que permitiera capturar los datos obtenidos en el análisis de cada una de las carpetas: números de registro, de carpeta y de folio, fecha del análisis, títulos y subtítulos, autor(es) del documento, detalles físicos, etc.

En 2008 se migró la base de datos de Micro CD ISIS a windows de tal forma que se pudiera trabajar con más facilidad y fuera accesible a un mayor número de usuarios, por otro lado, se adecuaron los campos a la norma ISAD (G).

A la fecha, la totalidad del Fondo se encuentra clasificada.

 

Microfilmación

En el año de 1995 vino al Instituto la doctora Teresa Rodríguez de Lecea con el fin de microfilmar el Archivo Gaos como parte del proyecto de “Recuperación de Fuentes del Exilio Español en México” del Archivo General de España. Su interés por los papeles de José Gaos y por la situación del Archivo, promovió el envió a nuestro Instituto de las Series DOS y TRES, así como una renovada atención sobre el Archivo en general.

Como resultado de este proyecto, y por acuerdo con la UNAM, se microfilmaron íntegramente los Fondos UNO, DOS y TRES.

Con apoyo del programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI), de España, se microfilmó el Fondo CUATRO, por medio de un procedimiento llamado “microfilmación electrónica”. Este procedimiento consiste en digitalizar el archivo físico primero y después los documentos digitales se pasan a la microfilmadora.

Con lo cual se tiene ya todo el Archivo microfilmado.

Digitalización

Nuevamente, con apoyo del programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI), de España, se digitalizó todo el Archivo.

En una primera fase se digitalizaron los Fondos DOS, TRES y parcialmente el UNO, a partir del microfilm existente.El Fondo CUATRO se digitalizó primero y luego estas imágenes se pasaron a Microfilm. Finalmente, en una segunda etapa del proyecto, se terminó de digitalizar el Fondo UNO a partir de los documentos físicos, para controlar mejor la calidad de la digitalización y obtener mejores resultados.